Notre environnement économique actuel est marqué par l’augmentation des échanges internationaux. Les voyages d’affaires sont un réel levier de croissance pour les entreprises et ce, malgré la diversification des risques liés à la mobilité.
Les phénomènes globaux, tels que le terrorisme ou le réchauffement climatique, sont à l’origine de risques nouveaux qui pèsent sur les collaborateurs en déplacement. Il semble ainsi difficile de catégoriser les zones de voyages selon les potentielles menaces qu’elles présentent. Peu importe la destination du déplacement, une préparation du voyage même minimum est désormais incontournable pour assurer la sécurité des collaborateurs.
L’instabilité du contexte impose donc aux entreprises de mettre en place des procédures de sécurité pour assurer la protection des collaborateurs à l’étranger. Cette sécurisation repose sur la prévention et la préparation. La planification administrative et logistique du déplacement joue ainsi un rôle clé pour prévenir les risques qui pèsent sur les voyageurs.
Des mesures en adéquation avec les risques évalués
Chaque destination présente des spécificités avec des risques potentiels. Il convient ainsi, pour les entreprises, d’estimer les risques liés à chaque destination afin d’adapter les moyens et les accompagnements à déployer.
Les potentielles menaces qui pèsent sur les collaborateurs en mobilité doivent être régulées par une démarche visant à concilier les impératifs « business » et les impératifs sécuritaires, afin de garantir le succès de la mission des collaborateurs en voyages d’affaires.
Plusieurs paramètres doivent être pris en compte afin d’analyser les risques relatifs à un déplacement :
- Objectifs et nature du déplacement : mission, prospection commerciale, séminaire… ;
- Personnels concernés : commerciaux, opérateurs, cadres dirigeants... ;
- Statut des voyageurs : salariés, sous-traitants, clients, VIE, stagiaires…
L’analyse de ces différents aspects du voyage ainsi que l’évaluation de l’impact d’un éventuel incident sur l’activité de l’entreprise (continuité d’activité, perte de savoir ou d’une compétence clé ou indisponibilité d’un décideur stratégique, etc…) permettra d’en déterminer la pertinence et la viabilité.
Selon le résultat de cette analyse, il pourra être préférable de simplement annuler le déplacement pour le substituer par une solution alternative (visioconférence, télétravail…).
Un processus de départ qui assure la prise en compte des risques
Une procédure de validation du déplacement
Afin de limiter les risques liés aux déplacements internationaux des collaborateurs, il est dans un premier temps incontournable de mettre en place une procédure structurant la gestion des demandes de voyages.
Celle-ci permet d’éviter la réservation et l’organisation de voyages dans des zones à risques, sans aval hiérarchique, en enclenchant une démarche d’évaluation par l’employeur des risques relatifs à la mobilité demandée.
Cette procédure fixe doit prendre la forme d’un circuit de validation et de préparation du déplacement par les diverses parties prenantes, correspondant au niveau de risque induit par la destination concernée. Les grandes étapes de cette procédure sont :
1. La demande de départ : motif du déplacement et lieux de visites ;
2. L’évaluation des risques liés au déplacement : étude sécuritaire spécifique à la zone concernée et au caractère stratégique de la mission ;
3. La validation ou non de la mission.
Des niveaux de validation du déplacement adaptés aux risques évalués
Il est recommandé, dans le cadre de cette procédure, d’adapter les niveaux de validation selon les risques relatifs au pays ciblé par le déplacement, tel que dans l’exemple ci-dessous :
- Pays à risque faible : pas de validation préalable
- Pays à risque modéré : validation du premier échelon managérial
- Pays à risque élevé : double validation, de l’échelon managérial et du travel management ou de la direction sûreté de l’employeur
- Pays à risques extrêmes : nécessité d’obtenir, en plus des validations précédemment citées, une dérogation de la direction ou de la DRH.
Ce type de circuit de validation a pour vocation de :
- Responsabiliser le collaborateur en future mobilité
- Orienter les décideurs vers l’application de mesures de sécurité adéquates
- Poser les premiers éléments de protection juridique de l’employeur face à d’éventuelles poursuites en cas d’incident.
Une préparation du déplacement ne laissant rien au hasard
Enfin, la préparation du déplacement doit également bénéficier d’un workflow relatif à la mise en œuvre de l’ordre de mission, délivré aux collaborateurs en déplacement. Celui-ci doit permettre de fixer entre autres :
- La date de départ et de retour des collaborateurs ;
- Les contours de la mission ;
- Les lieux d’hébergement ;
- Les différents trajets constitutifs du séjour ;
- Les conditions de déplacement ;
- Les documents administratifs devant être remis avant le départ ;
- Les périodes non travaillées (« bleisure » sur place).
Standardisation des mesures de protection
En matière de sécurisation des voyages d’affaires, la mise en place de standards de protection des déplacements est considérée comme une des mesures les plus efficaces par de nombreuses entreprises œuvrant régulièrement en zones à risque.
Ces standards visent à structurer la planification et la préparation des voyages d’affaires, avec le souci de la prise en compte des risques associés à chaque type de voyages et de destinations. Ces mesures de préparation standardisées peuvent être échelonnées selon le niveau de risque associé au déplacement, tel que dans l’exemple simplifié ci-dessous :
Plus les standards de protection relatifs à chaque niveau de risque sont précis, plus la prise de décision se simplifiée. Ces mesures fixes peuvent ainsi aller jusqu’à fixer :
- L’heure d’arrivée du vol ;
- Le nombre de personnel par avion ;
- La mise en place d’un dispositif d’accueil adapté au niveau de risque (chauffeur labellisé, correspondant local, Security Manager, etc.) ;
- Les zones et heures autorisées de déplacements ;
- Les mesures particulières : élaboration d’un plan d’évacuation, souscription à une assurance Kidnapping et Rançon (K&R), déploiement de Security Manager, etc.
Si l’ensemble de ces mesures de planification et de préparation peut sembler fastidieux et lourd, il constitue un gain d’efficacité une fois les procédures établies et implémentées au sein de l’entreprise. À terme, ces mesures permettent de gagner un temps précieux dans la définition des actions sécuritaires relatives aux voyages d’affaires.
