Le référent en sécurité des déplacements

Iremos

11 déc. 2020

 

Des déplacements complexifiés par la Covid-19

Les voyages d’affaires sont un élément essentiel de l’activité des entreprises et institutions, qu’il s’agisse de déplacements de courte durée ou d’expatriation. Ils concernent tous les domaines d’activité et de nombreuses fonctions, allant de l’opérationnel en mission terrain à la fonction support se déplaçant pour une conférence. La crise sanitaire et économique liée à la pandémie de la Covid-19 et les mesures de restriction qui en découlent (fermeture des frontière, confinement, etc.) ont provoqué une brutale chute du nombre de déplacements à l’international. Pour faire face à cette difficulté de voyager et maintenir malgré tout l’activité, beaucoup d’entreprises ont alors modifié leur façon de fonctionner en adoptant assez largement, des modes de rencontre « à distance » comme la visioconférence. D’aucuns ont alors pu imaginer que cette modification des comportements perdurerait au-delà de la crise sanitaire, entraînant une baisse drastique des déplacements professionnels (en particulier à l’international) dans les mois et années à venir. À ce jour, il convient toutefois de noter que ce changement n’a pas eu lieu. En effet, bien que très bas par rapport à l’année 2019, le nombre de déplacements professionnels à l’international a repris au deuxième semestre 2020, et ce de façon plus importante que les voyages loisirs. Car si la visioconférence est aujourd’hui privilégiée pour de nombreuses rencontres, la présence sur place reste nécessaire dans bien des missions et facilite le contact avec l’interlocuteur.

Cependant, beaucoup d’organisations appréhendent de devoir mettre en place un déplacement à l’international : au-delà des difficultés logistiques liées à l’évolution quotidienne des mesures de restriction à l’entrée sur les territoires, la crise sanitaire a également entrainé une modification des risques pour les voyageurs (tensions sociales, violence envers les étrangers, etc.) qu’il faut connaitre et comprendre pour en réduire l’impact potentiel. Une lourde tâche, au vu du contexte actuel et des obligations légales de l’employeur. En effet, l’obligation de sécurité[1] qui englobe le devoir de prévention contre la malveillance[2] et d’information envers ses salariés, y compris lors de leurs déplacements à l’international[3], demeure même en ces temps de crise.  

 

Un accompagnement personnalisé pour un voyage serein, en toute sécurité

Pour aider les organisations dans cette tâche, le cabinet IREMOS propose un accompagnement personnalisé sous la forme du « référent en sécurité des déplacements ». Cette offre permet de bénéficier à la demande (en heures et jours ouvrés) des conseils de spécialistes en sécurité des déplacements, mais aussi de recommandations et d’aide lors de prise de décision. En effet l’expertise d’Iremos, façonnée par plus de 10 années d’accompagnement de clients a mis en exergue un constat : beaucoup d’organisations éprouvent des difficultés à mobiliser les ressources adéquates pour veiller et anticiper les risques à l’international. Elle a également soulevé une complexité dans la formation et l’information efficiente de leurs collaborateurs, particulièrement en temps de crise. Le « référent en sécurité des déplacements » remplit alors ce rôle d’accompagnement des fonctions responsables de la sécurité des voyageurs dans l’ensemble de leurs missions selon leurs besoins. Le cas échéant, il peut même permettre aux organisations n’en disposant pas d’externaliser ces fonctions.

 

voyage

 

📌 Un suivi, avant et pendant le voyage

Tout d’abord, le référent peut assister les fonctions en amont, dans la validation des déplacements :

  • Durant la crise sanitaire, sur le plan logistique, en apportant des informations sur les mesures de restriction au départ et à l’arrivée d’un déplacement selon l’objectif, les modalités de transports ou la nationalité du voyageur. « Quels sont les documents nécessaires au voyage ? Un test PCR doit-il être fourni à l’arrivée ? Y a-t-il des interdictions d’entrer sur le territoire pour les voyageurs en provenance de certains pays ? », autant de questions auxquelles un responsable doit répondre avant d’accepter un déplacement.

  • Par le biais d’une analyse de risque synthétique de la zone de déplacement : criminalité, terrorisme, risques politico-sociaux, risques sanitaires et naturels, etc. Le référent prendra également en compte les risques liés à la mission pour proposer une évaluation à la fois précise et globale sur laquelle pourra s’appuyer le décisionnaire.

  • En étudiant les mesures de protection proposées par le prestataire d’accompagnement physique, afin de s’assurer qu’elles répondent bien aux besoins de la mission. Si nécessaire, le référent pourra proposer des mesures additionnelles pour compléter le dispositif mis en place par le prestataire choisi, au vu des risques inhérents à la zone d’exercice.

Une fois le voyage validé, le référent pourra également préparer le collaborateur au départ, en lui délivrant une formation dédiée aux risques et aux gestes à adopter si des incidents venaient à se produire. Ces conseils et mises en situation peuvent aussi avoir lieu sous forme d’échange où le référent répond simplement aux questions spécifiques du voyageur.  

Durant le déplacement, le référent se tiendra à la disposition des fonctions responsables de la sécurité des voyageurs et du collaborateur pour répondre à toute question pouvant émerger au cours du voyage.

Toute organisation qui fait appel au référent en sécurité des déplacements bénéficie également de l’outil de veille d’IREMOS, lui donnant accès à des informations spécifiques sur les risques encourus sous la forme de « fiches pays » ainsi qu’aux évènements sécuritaires du pays sous la forme d’alertes quotidiennes. Cet outil constitue un véritable support à la sécurité des déplacements, utilisable aussi bien par les responsables hiérarchiques dans leur prise de décision que par les collaborateurs voyageurs à des fins d’information et d’organisation.

 

Conclusion

Le référent en sécurité des déplacements permet, par le biais d’informations fiables et de recommandations ciblées, une prise de décision éclairée des responsables. Il protège l’entreprise en assurant le respect de l’obligation de sécurité de l’employeur. Il rassure également les collaborateurs voyageurs en leur apportant les renseignements nécessaires afin d’adapter ses comportements aux risques existants. Flexible selon les besoins de chaque organisation et de chaque déplacement, il constitue un véritable atout pour la sécurité des collaborateurs en mobilités.

 

[1] Article L4121-1 et suivants du Code du travail.

[2] Cour de Cassation, 2e chambre, 6 avril 1987.

[3] Cour d’Appel de Paris, 8 juin 2000 et Affaire « Karachi », Tribunal des affaires de la sécurité sociale, 15 janvier 2004.

 

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