Dirigeants - Comment mieux gérer la mobilité des collaborateurs ?

Introduction 

La généralisation des voyages d’affaires implique, pour l’employeur, des obligations de sécurité comportant plusieurs volets et impliquant diverses parties prenantes. Certes, les mesures et les standards de prévention peuvent varier d’une entreprise à l’autre, mais toutes sont soumises aux mêmes impératifs de protection de leurs collaborateurs. Toutes les entreprises gagnent donc à mettre en place des procédures de gestion de la mobilité internationale, afin d’uniformiser les pratiques relatives à ces déplacements. 

Cependant, bon nombre de collaborateurs tendent à considérer que les procédures de sécurité qui entourent les déplacements à l’étranger sont chronophages et rébarbatives. Ils peuvent alors, pour simplifier le processus (au détriment de leur sécurité et de celle de l’entreprise) employer des outils non-professionnels pour préparer leurs déplacements (utilisation de comparateurs d’offres de voyages, réservations directes sur le site de la compagnie aérienne pour cumuler des points etc...). Cette pratique d’organisation individuelle des déplacements, appelée « Open Booking », n’est encouragée que par très peu d’entreprises. 

En effet, ce type de comportements est préjudiciable pour la sécurité du collaborateur et menace fortement l’employeur, dont la responsabilité peut être engagée en cas d’incident. De plus, dans le cadre de l’organisation individuelle d’un voyage, non-soumise à des procédures de sécurité, il sera difficile pour l’employeur d’assister son collaborateur en cas d’incident. 

Les collaborateurs ne sont cependant pas les seuls éléments rétifs aux procédures de protection des déplacements internationaux. Certaines pratiques en entreprises, telles que les politiques d’achats, imposent des plafonds aux dépenses de mobilité internationale (hébergements et transports). La recherche d’économies peut ainsi rapidement mener à des compromis en matière de sécurité.

La mise en place de procédures de sécurité qui encadrent la mobilité internationale des collaborateurs est un gage pour l’employeur, devant un juge, en cas de poursuites suite à un incident. 

Mobilité internationale - un enjeu transversal

Les parties prenantes impliquées dans les voyages d’affaires peuvent varier selon l’entreprise et la destination. Cependant, les directions des ressources humaines, juridiques, sécurité/sûreté, achats, le secrétariat général ou encore le management des directions validant les déplacements, sont généralement, de près ou de loin, concernés par les enjeux de mobilité internationale. L’absence d’implication d’une de ces parties peut rapidement menacer le processus de préparation des déplacements.  

Sur le plan externe, il convient également de promouvoir une coordination avec les entités d’accueil sur place, les agences de voyages, les assureurs et les prestataires de sécurité, afin de s’assurer que ces parties prenantes soient elles aussi à même d’assurer le respect des procédures de sécurité fixées par l’entreprise.

Bien que chacun des protagonistes identifiés dispose de rôles, d’objectifs, de budgets et de restrictions différentes, toutes doivent travailler de concert afin d’assurer un déplacement sécurisé. 

Le retour d’expérience du Cabinet IREMOS a également pu démontrer que, lorsque certaines parties n’étaient pas incluses dans le processus de préparation et de gestion des déplacements, elles pouvaient, par susceptibilité, en venir à ralentir ou à bloquer la mise en place du processus.

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Méthode d'analyse des risques 

Chaque partie qui prend part à l’organisation d’un voyage d’affaires joue un rôle dans la sécurisation dudit voyage. Cependant, la personne qui valide le déplacement est généralement considérée par les juridictions comme étant responsable de celui-ci (et donc de la sécurité des voyageurs concernés). 

Ainsi, il revient au manager décideur d’analyser les risques relatifs à un déplacement, afin de donner ou non son accord. 

L’analyse du risque lié à une mission doit alors reposer sur 4 éléments :

  • Le lieu de destination (par exemple, un déplacement au Mexique sera considéré, en raison de la criminalité importante et des tensions sociales, comme plus à risque qu’un déplacement au Portugal) 
  • L’attractivité du collaborateur : sa place dans l’entreprise, ses prérogatives, sa nationalité... 
  • Le risque relatif à l’objet de la mission : soutenance d’un appel d’offres et signature d’un contrat important appelant plutôt l’espionnage industriel, ou encore la visite d’un site industriel exposant le collaborateur à des risques sociaux (grève, occupation d’usine) ou aux risques criminels (vol, kidnapping, etc...)
  • L’activité et la nationalité de l’entreprise pouvant en faire une cible selon la destination.

Ces éléments d’analyse doivent également être transmis, par le manager décideur, au collaborateur concerné par le voyage afin qu’il dispose de tous les éléments indispensables à la prise de décision relative à son déplacement.

Selon l’analyse faite par le manager décideur, il pourra être décidé d’annuler ou de confirmer les déplacements, selon le mantra de réflexion consacré : « Avoid, Reduce, Transfer or Accept the Risk ». 

Dans le cas où le management de l’entreprise ne dispose pas en interne de renseignements suffisants pour analyser les risques relatifs à un voyage d’affaires, il pourra, en début de réflexion, se baser sur les éléments mis à disposition par le Ministère des Affaires Étrangères.

Comment mieux gérer la mobilité des collaborateurs ?

Pilotage des demandes de voyages et gestion des déplacements

Selon le niveau de risque des pays de destination, et s’il est validé, le management doit  assurer une préparation adéquate du déplacement. 

Dès lors, seul un dispositif dédié à la sécurisation des déplacements internationaux pourra garantir la conformité aux exigences légales de l’employeur en matière de protection des collaborateurs. 

La mise en place d’un processus de validation et de préparation du voyage d’affaires, qui prend en compte le niveau de risque lié à la destination concernée, doit permettre de minimiser les risques, en déployant un dispositif adapté

Selon le niveau de risque, un workflow de validation implique plus ou moins d’échelons hiérarchiques, comme illustré dans l’exemple ci-dessous :

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Schéma simplifié d'un workflow de validation 

Bien que le processus de préparation des voyages d’affaires se doit d’être le moins chronophage possible, il doit impérativement impliquer toutes les parties prenantes afin de responsabiliser tant la direction que le collaborateur concerné par le déplacement. 

La coordination avec des prestataires fiables doit permettre à l’entreprise de disposer d’outils adaptés, personnalisés et qui facilitent la procédure de préparation (en incorporant un certain niveau d’automatisation).

Si cette gestion semble, à première vue, rébarbative, elle constitue en réalité un gain de temps pour la définition des responsabilités de chacun, et réduit le risque qui pèse sur les collaborateurs concernés (protégeant de facto, l’employeur dont la responsabilité est engagée).

La validation du déplacement doit enclencher une procédure de préparation et de planification fixe, claire, et adaptée au niveau de risque. Afin de remplir efficacement son rôle de protection des collaborateurs, l’employeur se doit également de diffuser aux voyageurs les informations clés en matière de sécurité. C’est de ce devoir d’information qu’il sera question dans le prochain article.

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