Voyages d'affaires : quel niveau de conseils transmettre aux collaborateurs avant le départ ?

La mutation des risques qui pèsent sur les déplacements professionnels à l’étranger engendre une intensification de l’inquiétude des voyageurs d’affaires. Bien que l’appréhension liée à la mobilité reste variable selon le profil et l’expérience des collaborateurs concernés (oscillant entre le déni des risques et la peur paralysante), il convient d’informer tous les collaborateurs en partance afin de diminuer leur exposition personnelle.

Ces informations, délivrées avant le départ, permettent également de sensibiliser le voyageur aux impacts qu’un potentiel incident pourrait avoir sur  son entreprise (perte d’informations, dégradation de l’image à l’étranger, etc…). 

Cependant, le manque de temps, la surabondance de notes d’informations internes, ainsi que les contraintes budgétaires des directions de formation entrainent une certaine réticence à l’égard de ce type de formation.

Déplacements professionnels à l'étranger : les contenus pédagogiques nécessaires

Les informations transmises aux collaborateurs en déplacement se doivent, avant tout, d’être adaptées aux destinations et au degré d’expérience du public concerné.

Ainsi elles se doivent d’être :

  • Fondées sur des renseignements officiels, afin d’être perçues comme légitimes et utiles 
  • Évolutives et renouvelées selon le contexte international et local
  • Rationnellement formalisées et didactiquement délivrées, afin d’être applicables sur le terrain

Ce contenu pédagogique suscitera d’autant plus d’intérêt qu’il sera également utile  aux collaborateurs, à usage privé.

Avant d’aborder les enjeux liés à la pérennité des activités de l’entreprise, il est primordial d’aborder le caractère critique d’un déplacement, en traitant en premier lieu les risques qui pèsent sur les voyageurs au travers des thématiques suivantes : 

  • Attractivité du voyageur d’affaires (posture d’étranger et de collaborateur appartenant à une entreprise étrangère) 
  • Spectre des risques auxquels le voyageur est exposé : nouvel environnement, culture locale et contexte sécuritaire 
  • Bonnes pratiques à adopter

Deux risques pédagogiques sont à anticiper ici :

  • Un surplus d’informations qui mène généralement à une mauvaise application des contenus pédagogiques transmis 
  • Des informations trop anxiogènes, qui n’aident pas le voyageur à être serein face au nouvel environnement dans lequel il est envoyé.

Il est donc crucial de délivrer, sur une durée raisonnable, une information concise sur les généralités, synthétique sur les points d’intention et ajustée au niveau de risque de la destination : s’il est bien sensibilisé, le collaborateur sera plus à même de dédier du temps, par la suite, pour creuser lui-même les sujets importants.

Un programme pédagogique adapté aux risques analysés

Bon nombre d’entreprises limitent leurs démarches de formation pré-déplacements à l’orientation des voyageurs vers des ressources web institutionnelles ou privées. Cela n’est cependant pas suffisant pour répondre aux obligations de l’employeur, et de nombreux jugements sanctionnent les entités laxistes et sans moyens d’accompagnement satisfaisants.

Le programme pédagogique se doit d’être construit à la lumière de l’analyse de risques du déplacement. Les experts du cabinet IREMOS ont pu, par exemple, constater chez des clients que des cursus de formation figés traitaient parfois de thèmes inappropriés à certaines destinations (ex. coupeurs de route et checkpoints). 

Il convient donc de dissocier 2 grands axes d’informations :

  • Le tronc commun sur la mobilité : ensemble de bons réflexes, pertinents dans tous les déplacements (préparation, vigilance, discrétion, etc...) 
  • Les informations spécifiques à la zone de déplacement : les bonnes pratiques adaptées aux us et coutumes locaux.

Malgré le fait qu’un collaborateur bien formé préservera l’entreprise d’incidents potentiellement coûteux (perte d’informations, dégâts matériels, interruption d’activité, dégradation de l’image à l’étranger…), la généralisation de la formation pour tous les déplacements peut avoir un lourd impact budgétaire dans un contexte économique tendu. Il convient alors de structurer les niveaux d’information, en cohérence avec le niveau de risque identifié.

 Ces niveaux d’information font partie intégrante des standards de protection à mettre en œuvre au sein de l’entreprise. En voici un exemple simplifié :

IREMOS_article6_tableau

Pour conclure, il est recommandé pour délivrer le juste niveau d’information de :

  1. 1. Délivrer systématiquement aux voyageurs un ensemble de bons réflexes 
  1. 2. Ajuster le contenu de la formation selon le degré de risque évalué (pays vert, jaune, orange et rouge) et l’articuler graduellement autour de fiches pays, de sensibilisation en e-learning, de formation en présentiel, ou encore de mentoring sur zone 
  1. 3. Ajouter des précisions spécifiques à la teneur de la mission 

Si l’entreprise se doit d’informer les collaborateurs, de par son obligation de moyens renforcés, le voyageur doit bien entendu être informé de son obligation de respecter les directives et les consignes fixées par son entreprise.

La formation, si elle est adaptée à la destination et au degré de risque analysé, permettra de réduire la probabilité d’occurrence d’un incident. Le « risque zéro »  reste cependant un idéal. Nous aborderons donc les modalités de réaction d’un événement imprévu dans le prochain article. 

Nouveau call-to-action

Vous aimez cet article ? Recevez les notifications du blog directement dans votre boîte mail.