Les opportunités de mobilité à l’international qu’offrent les employeurs sont devenues aujourd’hui une source d’attractivité pour les collaborateurs. Elles doivent cependant, être encadrées afin de minimiser et de prévenir les risques qui y sont intrinsèquement liés. Cet encadrement passe notamment par la diffusion et l’entretien d’une culture de sécurité au sein de l’entreprise.
Des procédures et des mesures concrètes doivent répondre aux préoccupations des collaborateurs en déplacement. En effet, on estime que 64% des voyageurs d’affaires français disent « éprouver de l’appréhension en voyage, compte tenu de l’actualité ». L’éloignement de l’environnement connu exacerbe, par ailleurs, les inquiétudes générées par le contexte sécuritaire actuel. Les principaux motifs de crainte des collaborateurs en déplacement sont la criminalité (pour 40% d’entre eux) et le risque terroriste (37%).
Face aux risques liés aux déplacements à l’étranger, la posture du voyageur oscille entre deux comportements opposés : d’une part le voyageur d’affaires aguerri, qui peut se reposer sur son expérience et manquer de prendre en compte l’évolution du contexte, et d’autre part le jeune cadre insouciant, qui aborde la mobilité internationale avec dynamisme et naïveté face à des risques trop souvent méconnus.
Pour pallier aux différents écueils comportementaux, ainsi qu’aux angoisses naturelles relatives aux voyages d’affaires, il convient de mettre en place des mesures de prévention et des bonnes pratiques de voyages, qui permettent de minimiser l’exposition aux risques et de rassurer le voyageur.
Mobilité internationale - les mesures de prévention nécessaires avant le déplacement
Le dépaysement et le relâchement, inhérents aux voyages d’affaires, font augmenter la prise de risques des collaborateurs dans un nouveau contexte social, économique et culturel. Les actions d’anticipation permettent de se prémunir, par exemple, d’actes malveillants ciblant les voyageurs et pouvant être opérés directement ou indirectement par des concurrents, des organisations politiques, ou encore des experts en intelligence économique.
Les mesures de prévention doivent prendre en compte de multiples aspects du déplacement :
Bagages :
Afin de réduire les risques de vols et d’agressions, il est recommandé aux voyageurs d’affaires, de ne transporter que des éléments utiles à leur mission et de ne pas voyager avec des objets de valeurs.
Le bagage en lui-même doit être sécurisé. Il doit aussi ne pas faire figurer d’éléments flagrants d’appartenance à l’entreprise (ex. logo sur une sacoche), et porter un étiquetage discret qui mentionne le nom du collaborateur et son adresse professionnelle (éviter l’adresse personnelle).
Administratif :
Les voyageurs doivent, avant de partir, créer des copies plastifiées des documents administratifs nécessaires à leur voyage, et disposer de copies numérisées accessibles par e-mail.
Il convient également d’anticiper les modalités administratives (conformément aux spécificités de leur destination) et de s’inscrire sur le portail du Ministère des Affaires Étrangères.
Logistique :
Au-delà des modalités de vol (en particulier sur les zones d’escale), il est important d’adapter la zone et le dispositif d’accueil, ainsi que les moyens de transports mobilisés (avec solution de repli en cas d’indisponibilité).
Il est également pertinent pour les voyageurs d’affaires, d’avoir sur eux des plans annotés, correspondant à leur destination, afin de pouvoir se faire guider sur place.
Hébergement :
Il est préférable de privilégier un hôtel sécurisé, dans un quartier sûr, à distance raisonnable des différents lieux d’intérêt de la mission.
Sanitaire :
Les collaborateurs doivent nécessairement vérifier leurs vaccins en amont de leur déplacement. Il est également préférable pour eux de prévoir une trousse de pharmacie adaptée aux risques sanitaires sur zone.
Discrétion :
Afin de garantir la sécurité des personnels en déplacement, il est recommandé de ne communiquer les détails du séjour qu’aux seules personnes indispensables (aussi bien au niveau des familles que de l’employeur).
Dispositifs de crise :
En cas d’incident, les collaborateurs doivent avoir connaissance des procédures internes (même sommaires) liées à leurs déplacements (ex. assurances, assistances, etc...). Il leur est également recommandé d’enregistrer et de noter un contact identifié ICE (In Case of Emergency) au sein de leur entreprise, ainsi que les coordonnées de l’ambassade ou du consulat français selon leur destination.
Personnels féminins en déplacement :
Sur 78% des entreprises dotées d’une stratégie de gestion du risque de leurs voyageurs, seules 52 % intégreraient des mesures spécifiques aux femmes. Il est pourtant impératif, selon les destinations, d’anticiper ces contraintes en suggérant par exemple de prévoir des tenues vestimentaires « conservatrices » afin d’éviter des complications inutiles dans certaines régions.
L’ensemble de ces éléments de préparation doit être associé à une mise en condition psychologique des collaborateurs, qui devront également composer avec le décalage horaire ainsi qu’avec les différences culturelles.
Mobilité internationale - les mesures de sécurité nécessaires pendant le déplacement
En voyage d’affaires, la vigilance du collaborateur est essentielle et doit être maintenue en toutes circonstances, dès l’arrivée sur place, et même lors des phases de repos (notamment à l’hôtel ou en cas de bleisure).
Sans aborder chaque voyage avec une posture paranoïaque, il est nécessaire de prendre plusieurs mesures de sécurité au cours des déplacements, et ce dans toutes les dimensions du voyage.
Transports :
Il convient de privilégier, autant que faire se peut, les déplacements de jour, en véhicules individuels, et de circuler les vitres fermées et avec les portes verrouillées.
Hébergement :
Il est recommandé de réunir ses affaires, et si possible de rassembler l’essentiel (vêtements de première nécessité, papiers d’identité, etc...) dans un sac contenant les appareils électroniques en charge.
Ainsi, en cas d’urgence, il est plus aisé de quitter les lieux rapidement en débranchant les appareils et en récupérant le sac (concept du « grab bag »).
Discrétion :
Lors des déplacements à l’étranger, il est préférable de rester discret vis-à-vis des locaux au sujet du motif de sa visite ainsi que sur les réseaux sociaux (ex. check-in Facebook). Il est aussi nécessaire de rappeler qu’il n’est pas encouragé de photographier les sites sensibles du pays de destination.
Enfin, il convient d’adopter une attitude adaptée à la culture et aux mœurs du pays visité et d’éviter les foules, les attroupements et les mouvements sociaux tels que les manifestations.
Vigilance et réactivité :
Les voyageurs d’affaires se doivent de rester informés sur l’actualité mondiale et locale, et d’avoir une posture d’observation vis-à-vis de leur environnement. L’objectif est d’identifier le plus rapidement possible les différents signaux faibles (comportements suspects, annotations sur des bâtiments…) afin d’adapter son comportement.
Enfin, il est capital d’appliquer en toutes circonstances les consignes de sécurité prodiguées par l’employeur.
Personnels Féminins :
Il est recommandé aux personnels féminins en voyages d’affaires dans certaines régions de rester en groupe, d’éviter de regarder les hommes inconnus droit dans les yeux et de ne pas communiquer leurs informations personnelles (coordonnées, hôtel de résidence, n° de chambre, etc...).
Mobilité internationale - les mesures nécessaires après le déplacement
La sécurité des collaborateurs en déplacement est l’affaire de multiples acteurs au sein de l’entreprise. Le Mobility Manager, en charge de gérer à distance l’ensemble des déplacements, œuvre donc avec une visibilité réduite.
Il est important de gérer le retour de voyages des collaborateurs. Ainsi, il est recommandé d’avoir, au sein de l’entreprise, une procédure de « gestion des réclamations », qui pourra collecter et traiter les retours et les demandes des voyageurs d’affaires, sous réserve d’une démarche constructive de leur part.
Ces procédures permettront par exemple d’identifier :
- Les hôtels non-conformes aux standards de l’entreprise ;
- La non-ponctualité du point de contact local ;
- Le non-respect du trajet convenu initialement avec la compagnie de chauffeurs ;
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Ces mesures de sécurité adoptées par les collaborateurs, avant, pendant, et après le voyage d’affaires, permettent de réduire le risque qui pèse sur le voyageur d’affaires.
