Etude de cas - Gestion de la mobilité internationale au sein de l'Ecole de Management de Normandie

L’internationalisation du parcours académique est aujourd’hui un critère d’excellence pour les établissements d’enseignement supérieur. L’EM Normandie, comme d’autres établissements attractifs mais néanmoins sélectifs, fait face à l’enjeu de la sécurisation de la mobilité internationale de ses étudiants. IREMOS a ainsi eu l’occasion d’accompagner plusieurs écoles supérieures de commerces, écoles d’ingénieurs et universités, dans la gestion des questions sécuritaires en matière :

  • de mobilité internationale des étudiants 
  • d’accueil d’étudiants étrangers 
  • de mobilité internationale des enseignants-chercheurs et collaborateurs. 

Depuis sa fondation en 1871, l’EM Normandie n’a cessé de s’ouvrir à l’international, en contractant aujourd’hui plus de 200 partenariats avec des établissements à l’étranger et en ouvrant des campus à Dublin et à Oxford. Au-delà du rayonnement de l’institution, ces parcours académiques tournés vers l’extérieur sont un critère d’appréciation incontournable pour les organismes d'accréditation tels que AACSB, EQUIS et EPAS.

Ce développement international diversifie et intensifie les risques qui pèsent sur l’image et la réputation de l’école. Des exemples malheureux, tels que le décès d’un étudiant d’une école d’ingénieur lyonnaise sur un chantier en Egypte, ont pu souligner le niveau de responsabilité des écoles, même lorsque les élèves sont en stage au sein d’une entreprise. Ainsi, la sécurisation de ces déplacements fait partie des attentes de nombreuses parties prenantes : familles, autorités de tutelle, universités partenaires, etc... 

Problématique : face aux différents risques, comment gérer efficacement la croissance de la mobilité internationale des étudiants et des collaborateurs ?

Une exposition récurrente aux risques liés à la mobilité internationale 

Comme l’énonce avec pertinence Jean-Guy Bernard (Directeur Général de l’EM Normandie) : « Les risques peuvent être de toute nature. Il peut s’agir de catastrophes naturelles, d’actes de malveillance, d’un conflit militaire qui survient ou de mouvements sociaux violents ». Et celui-ci parle d’expérience, puisque lors de l’attentat du marché de Noël de Berlin, des étudiants de l’école se trouvaient dans la région (cf. partenariat avec la Berlin International University of Applied Sciences) : il a alors fallu savoir rapidement combien ils étaient et les identifier, afin de les contacter pour prendre de leurs nouvelles et leur transmettre des consignes.

Au-delà des événements majeurs, les risques de maladies sont inévitables lors de séjours à l’étranger sur plusieurs mois, ce qui implique des interrogations récurrentes des étudiants loin de chez eux :

  • Comment se soigner ?
  • Vers quel établissement ou institution s’orienter ?
  • Quelle prise en charge pour les frais médicaux ?
  • ... 

Les difficultés de gestion de ces sujets se retrouvent à tous les échelons de la direction, et nécessite une collaboration efficace entre différents services. Les équipes IREMOS ont pu constater, dans des contextes similaires, que des démarches entreprises de manière individuelles (ex. réservations d’hébergements et de moyens de transports sans passer par l’agence de voyage choisie par l’établissement) peuvent parasiter le fonctionnement des structures administratives.

Une culture de la sécurité en quête de maturité

Par ailleurs, il ressort de manière générale que les écoles rencontrent des difficultés à faire appliquer des consignes strictes aux voyageurs, faute d’avoir au préalable délivrer une “formation au départ”.

Ainsi, les collaborateurs, les enseignants ou les étudiants, montrent souvent une réelle méconnaissance de certains fondamentaux en matière de sécurité, lors des voyages internationaux :

  • Non-prise en compte des aspects diplomatiques, du climat diplomatique frontalier, des influences religieuses, ou encore des règles spécifiques du pays concernant les lois et les coutumes
  • Non-respect, de la part de certains voyageurs, de leurs obligations: certains étudiants jouent la carte de l’aventure au lieu d’adopter une conduite « low profile »
  • Naïveté de certains impatriés venant de pays très sécurisés, qui se retrouvant confrontés à des risques jamais rencontrés jusque là.

Il faut noter que, pour les établissements d’enseignement supérieur, la diffusion d’une culture de la sécurité est d’autant plus compliquée que la population, fréquentant ses murs, est hétérogène en matière d'aguerrissement aux voyages internationaux.

Solutions apportées : un accompagnement calibré en vue de renforcer la sécurisation de tous les types de déplacements internationaux

L’EM Normandie a choisi de se faire accompagner par le cabinet IREMOS, de par le fait qu’il soutient depuis plusieurs années le développement de groupes français à l’international, ainsi que les représentations diplomatiques françaises en zones sensibles.

La démarche et l'esprit de l'intervention IREMOS

La démarche proposée, en réponse à la problématique de l’EM Normandie, devait prendre en compte les raisons justifiant la transgression des consignes actuelles, afin d’empêcher de futures actions parasites. Il était également crucial d’éviter une procédure trop généraliste, qui aurait entraîner un grand nombre de cas particuliers sans consignes adaptées. Il est alors apparu logique de dissocier la gestion des étudiants de celle des encadrants, tout en préservant la même méthode et en assurant le même niveau d’accompagnement.

L’action d’IREMOS s’est faite dans une démarche collaborative, en incluant à la réflexion l’ensemble des services impactés : direction des ressources humaines, direction des relations internationales, direction de la communication, personnels administratifs, et jusqu’au comité de direction.

Il a également été nécessaire de prendre en compte les usages spécifiques des différents types de voyageurs, en considérant par exemple les impatriés comme des voyageurs à part entière.

Enfin, l’action menée a su capitaliser les mesures efficaces déjà en place au sein de l’établissement (ex. assurance des étudiants en plus de l’assurance contractée par l’établissement ou encore la centralisation des réservations d’hébergements et de transports).

Un accompagnement progressif en 3 étapes

  1. 1. Par le biais d’un audit de mobilité, les équipes IREMOS ont pu dresser un état des lieux complet des catégories de voyageurs, de leurs usages, ainsi que de l’ensemble des mesures prises par les différentes parties prenantes impactées par la mobilité internationale 
  1. 2. A la lumière des constatations de l’audit de mobilité, des propositions d’ajustement ont été émises pour consolider la chaîne de validation, de préparation et de suivi des déplacements 
  1. 3. Après avoir validé les axes de réorganisation avec la direction, les équipes IREMOS ont pu formaliser une politique de mobilité internationale pour les étudiants et une politique pour le personnel encadrant. Cette politique structure les éléments suivants : analyse des risques, circuit de validation, standards de protection, Personnel-On-Board et schéma d’alerte… Elle permet ainsi de piloter les actions depuis la demande de départ jusqu’au retour du voyageur, sans oublier l’arrivée dans le pays étranger et chaque étape de validation. 

Résultats obtenus : plus d'efficacité et de sérénité dans la gestion des déplacements

Au-delà de la structuration concrète des procédures, les actions entreprises ont permis de :

  • Mutualiser les compétences en interne pour encadrer tous les déplacements, (réduction significative du temps consacré à l’organisation d’un voyage et donc économie de ressources humaines dans ce processus) 
  • Mieux encadrer l’accueil des étudiants étrangers sur le territoire français 
  • Maîtriser la prise en compte des enjeux de police d’assurances.

Ainsi, les propositions du cabinet IREMOS ont permis de maîtriser les coûts en se focalisant sur ce qui est indispensable pour l’établissement, et de supprimer les éléments d’organisation superflus.

L’intervention d’IREMOS au sein de l’EM Normandie a aussi permis de couper court à certaines interrogations en suspens, en rassurant l’ensemble des acteurs, notamment les voyageurs et leurs proches. 

Enfin, et sans alourdir le dispositif avec des mesures administratives supplémentaires, l’établissement peut, suite à cette intervention, se concentrer sereinement sur son cœur d’activité : les cursus des étudiants.

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