Covid-19, comment préparer son entreprise au jour d'après ?
Le jour d'après, pétri d'incertitudes
La crise du COVID-19 a bouleversé nos certitudes et remis en question nos procédures d’anticipation : si pour certaines entreprises, le scénario « pandémie » n’était même pas envisagé, pour d’autres, bien qu’il fût l’objet de plans de contingence, personne n’eut imaginé qu’il frappe avec une telle intensité, jusqu’à provoquer l’indisponibilité quasi-totale de l’activité.
Outre les impacts d’ores et déjà identifiés (mais encore difficilement mesurables) de la crise, l’imminence d’une récession économique globale ne fait qu’accroître l’instabilité de l’environnement économique, et ce malgré le déploiement de mesures budgétaires par les pouvoirs publics qui tentent d’absorber le choc.
Une stratégie qui consisterait à attendre les consignes des autorités locales pour agir ne peut être que dommageable. Pour éviter le sur-événement et gagner du temps sur le redémarrage de l’activité, le retour à la normale doit se prévoir dès aujourd’hui.
C’est donc dans ce contexte d’incertitude ambiant que les décideurs ont la lourde tâche de préparer leurs entreprises au jour d’après, et l’enjeu n’est pas des moindres, puisque la survie de l’entreprise est en jeu. Cette tâche est d’autant plus ardue que les marchés mondiaux sont à des stades différents de la pandémie, certains peuvent être en phase de redémarrage quand d’autres entrent à peine en confinement, ce qui nécessite de déployer des stratégies adaptées à chaque contexte.
Comment organiser le jour d’après dans ce contexte d’incertitude ?
Commencer par mieux comprendre le "jour J"
La première étape consiste à avoir une vision globale de la situation, et passe par la collecte proactive d’informations essentielles à une prise de décision éclairée, telles que :
- L’état des lieux de l’expansion du virus (nombre de cas, situation sur la courbe pandémique, etc.) et des législations prises dans le cadre du virus ;
- Analyse des impacts humains, logistiques, réglementaires et technologiques ;
- Une étude des spécificités à l’échelle micro (contraintes culturelles, infrastructures de santé, etc.).
Ce travail méticuleux étant chronophage au vu de la quantité d’informations disponibles sur le sujet, il est conseillé de mettre en place une cellule de veille dédiée, chargée de compiler les informations et d’actionner des canaux dédiés pour la relayer auprès des décideurs. Il est tout aussi important d’être accompagné par des spécialistes de ces sujets (médecins, spécialistes de l’immigration, juristes, avocats etc.) pour disposer d’information fiable.
Anticiper le jour d'après
Les scénarios envisagés avant la crise ont été mis à mal, tant la crise actuelle est d’une portée géographique et d’un impact inédits. Il faut envisager d’autres scénarios (tant optimistes que pessimistes) à partir des informations à disposition et en évaluer la pertinence au jour le jour, en fonction des indicateurs de potentielles dégradations ou améliorations de la situation par pays.
Selon l’évolution de la situation et les mesures prises par les gouvernements, l’entreprise devra ajuster sa stratégie de reprise d’activité en élaborant différents scénarios de reprise dans le temps, à court (4 à 6 semaines), moyen (2 à 3 mois) et long terme (fin d’année) mais aussi par zone géographique. Pour se faire il peut être intéressant d’étudier l’évolution de foyers épidémiques plus anciens tels que la Chine ou la Corée du Sud afin d’estimer le pic épidémique et les dates de sorties de confinement.
Lors de cette étape, qui conditionnera la démobilisation de la cellule de crise, il convient d’être extrêmement vigilant. L’apparition de signaux positifs n’exclut pas la possibilité de nouvelles vagues pandémiques, pouvant avoir un impact conséquent sur la reprise d’activité (indisponibilité d’un fournisseur dans un pays étranger, nouvelles mesures de confinement prises, etc.).
Préparer le jour d'après : quelle stratégie ?
Structurer le processus de reprise d'activité
Structurer le processus de reprise d’activité va apporter de la clarté et des repères à ce contexte d’incertitude. A ce titre, le plan de reprise d’activité (PRA) permet si l’entreprise en dispose d’encadrer la démarche en définissant les activités à redémarrer en priorité (en mode dégradé ou non), les ressources indispensables à la réalisation de ces activités et les conditions de reprise d’activité.
Sélectionner les activités à préserver
La priorité de l’entreprise consiste à recenser les activités clés pour l’entreprise. Celles-ci regroupent tant les activités génératrices de croissance que les activités supports qui en permettent le bon fonctionnement. Il est nécessaire d’identifier les interdépendances entre ces activités et contraintes logistiques associées.
Ce contexte si particulier peut également être générateur d’opportunité pour diversifier ses activités. Ce pari a été déjà été fait par plusieurs entreprises, qui ont privilégié une stratégie de participation à l’ « effort de guerre » et ont modifié leurs chaines de production pour s’adapter aux nouveaux besoins du marché, notamment dans le domaine de la santé. Ainsi Décathlon a transformé ses masques de snorkeling en respirateurs artificiels destinés aux services de réanimation, tout comme de nombreuses marques dans le secteur du luxe ont réorienté leur production de textile pour fabriquer des masques et blouses pour le personnel médical.
Mettre les ressources adéquates à disposition pour la reprise d'activité
Humaines :- Etablir une liste d’acteurs clés pour le processus de reprise d’activité (expertises métiers mais aussi fonctions supports comme le responsable des systèmes d’information) et évaluer leur état de santé, exposition aux risques (antécédents médicaux), contraintes (familiale, logistique), réticences, etc. ;
- Mettre en place un accompagnement par des psychologues et des médecins du travail
- Equipement nécessaire à la réalisation des activités préservées (matières premières, installations, etc.)
- Matériel requis pour travailler dans le contexte de la pandémie : masques, gel hydroalcoolique, équipement spécifique selon le type de mission
Définir les conditions du retour à l'activité
En dernier lieu, il convient de définir les conditions dans lesquelles la reprise d’activité aura lieu, notamment concernant l’accueil des usagers :
- Identifier les sites prioritaires (site, usines, entrepôts, etc.) ;
- Formaliser les contextes réglementaires guidant la reprise d’activité ;
- Rédiger un protocole sanitaire, énonçant l’ensemble des règles à mettre en œuvre par site pour assurer la sécurité des usagers sur les sites (ex : distanciation sociale, fermeture des lieux des passages ou de rassemblement comme les restaurants) ;
- Édicter de nouvelles règles de travail (ex : télétravail, aménagement des horaires, retour progressif du personnel sur les sites, etc.).
Adopter une discipline quasi militaire
La reprise d’activité doit être réfléchie avec méthode à travers une démarche cohérente pensée au niveau de l’ensemble de l’entreprise. Cette démarche s’articule autour d’une méthodologie de gestion de crise et l’élaboration d’un plan d’action, et nécessite une structure décisionnelle claire et efficace. C’est un travail collaboratif, qui incite l’ensemble des parties prenantes à se poser les questions nécessaires avant le redémarrage et ce afin d’anticiper les cas non-conformes et les facteurs aggravants de risques.
Ainsi, la mise en place d’un retour d’expérience peut s’avérer utile pour identifier dès à présent les forces et axes d’amélioration de cette première partie de la crise et ainsi mettre en place les actions correctives pour la reprise d’activité.
Communiquer
Au-delà de l’efficacité des actions organisées dans les étapes ci-dessus, le succès de la reprise repose sur l’adhésion de tous qui ne sera rendu possible qu’avec la mise en œuvre d’un plan de communication continue, à destination tant des parties prenantes internes qu’externes.
Le confinement, voire l’introduction du chômage partiel ou technique, tend à créer une situation d’isolement social qui s’ajoute à la portée émotionnelle de la crise (perte d’un proche, anxiété, etc.). Peut en résulter une absence d’implication dans les affaires de l’entreprise, aussi est-il nécessaire de garder le lien, d’informer les collaborateurs sur les mesures prises par le gouvernement et par la direction. Les éléments de langage doivent faire transparaître tant de la confiance et de la détermination que de l’empathie. Dans ces campagnes de communication peuvent être mis en place des canaux de remontées d’information, permettant aux collaborateurs d'exprimer leurs doutes et questionnements.
Les prestataires et autres parties prenantes externes (investisseurs, clients, etc.) recherchent également de l’assurance quant à la résilience de votre entreprise, voire en sont dépendants pour leur propre reprise d’activité, aussi un plan de communication dédié doit être édicté.
Préparer le jour d'après : comment ?
- Réévaluation et adaptation du plan de reprise d’activité au contexte de la crise COVID-19 ;
- Définition et suivi du plan d’action global de reprise d’activité ;
- Elaboration et déploiement du plan d’actions de reprise des sites ;
- Mise en place et animation d’un plan de communication interne et externe.
Quand il est réalisé en interne, cet exercice peut s’avérer difficile lorsqu’il s’agit de prendre la hauteur nécessaire sur la crise vécue. Ainsi, le regard extérieur d’un cabinet comme Iremos peut s’avérer bénéfique.
Rédigé par :
