Alors que la crise du COVID-19 s’étend dans la durée, de nombreuses entreprises ont déjà entamé une évaluation de leur organisation de gestion de crise « à chaud » afin de réajuster leurs dispositifs. Mais au-delà de l’organisation globale de l’entreprise, la pandémie de Coronavirus a engendré des contraintes opérationnelles fortes, mettant sous pression des organisations métier spécifiques.
En effet, plus que le simple pan sanitaire, la crise a entraîné, par la fermeture des frontières, la suspension des liaisons aériennes, et par ses impacts sécuritaires forts, une réelle crise des déplacements pour de nombreuses entreprises. Si le déconfinement progressif et la levée des mesures de restriction laissent percevoir une reprise des activités et des déplacements à moyen terme, la crainte d’une seconde vague et de l’apparition de nouveaux foyers de contamination demeure.
Pourquoi effectuer un RETEX « sécurité des déplacements » ?
Une fois tous les voyageurs rapatriés et tous les expatriés mis en sécurité, il est évidemment tentant de revenir à la gestion habituelle des déplacements. Cependant, pour prévenir au mieux ces nouvelles difficultés et ainsi éviter la mise en danger des collaborateurs voyageurs ou expatriés et l’engagement de la responsabilité juridique de l’entreprise, il est toujours intéressant d’effectuer un retour d’expérience (RETEX). Celui-ci aura pour objectif de revenir sur les problèmes rencontrés dans la gestion de la crise et d’évaluer les processus qui ont bien fonctionné et ceux qui pourraient être améliorés.
Cette prise de recul sera d’autant plus nécessaire que les entreprises auront, après la levée du confinement, à faire face à la reprise d’activité et des déplacements, qui pourra s’avérer génératrice de nouvelles difficultés si leur organisation n’y est pas correctement préparée.
Quels sont les objectifs du RETEX « sécurité des déplacements » ?
Toute crise présente de nouvelles opportunités, dont celle d’apprendre de ses faiblesses pour améliorer son dispositif. Or, toutes les entreprises ne sont pas égales en matière de sécurité des déplacements. Chaque organisation diffère en fonction du nombre de voyageurs et d’expatriés, de la régularité des déplacements, du niveau de risque des zones visitées. De plus, si l’aspect « politique achats » est généralement toujours pris en compte dans la gestion des déplacements, celui de la sûreté ne l’est pas forcément, en particulier dans les entreprises disposant de moins de voyageurs ou d’expatriés, et n’ayant pas connu de problèmes particuliers auparavant.
C’est pour cette raison que chacun doit effectuer son propre RETEX, basé sur ses expériences et son organisation spécifique. Celui-ci a pour but d’identifier les failles rencontrées afin d’avoir une vision globale des axes d’amélioration à opérer. Par la suite, il pourra être complété par un diagnostic permettant d’en comprendre les causes, qu’elles découlent de l’organisation générale des déplacements au sein de l’entreprise, des process adoptés pour la mettre en œuvre ou des mesures de protection mises en place.
Ainsi, des actions correctrices pourront être menées afin d’anticiper la résurgence de ces difficultés à l’avenir et de les gérer de la meilleure des manières.
Bien que générant des actions post-crise, le retour d’expérience se travaille dès le déclenchement de la crise, car il se nourrit des signaux faibles et forts identifiés pendant la gestion même de l’événement. À la lumière de ces renseignements et dans une démarche positive d’amélioration continue, il sera alors possible de dresser de manière factuelle un bilan de la crise vécue et des pistes de progrès.
Comment effectuer son RETEX « sécurité des déplacements » ?
Ayant pour but d’identifier toutes les difficultés rencontrées durant la crise, le RETEX doit se baser sur un large panel de participants, provenant non seulement des fonctions ayant directement géré les situations complexes, mais également celles y ayant directement fait face. Chaque entreprise devra prendre en compte son organisation spécifique pour établir ce panel.
Voici quelques exemples :
- Collaborateurs expatriés
- Collaborateurs voyageurs
- Hiérarchie directe des collaborateurs participants
- Direction Sûreté
- Direction mobilité internationale (ou fonction chargée des déplacements)
- Direction des achats
- Prestataires voyageurs (assureur, assisteur, prestataire sûreté)
Il convient par la suite de structurer sa réflexion autour de grandes thématiques, en prenant bien soin de différencier les problématiques liées aux voyageurs et celles liées aux expatriés. En effet, bien que relevant dans les deux cas de la sécurité des déplacements, ces deux populations sont bien distinctes et ne sont par conséquent pas confrontées aux mêmes risques et difficultés.
Exemples de thématiques abordées dans le RETEX :
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Recueil et diffusion de l’information
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Retour des voyageurs
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Sécurité des logements
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Malveillance à l’encontre des collaborateurs
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Connaissance et respect des mesures de sécurité spécifiques
Comment utiliser son RETEX ?
Le RETEX permet aux entreprises de mettre en lumière les axes dans lesquels des améliorations sont nécessaires et d’en tirer des solutions spécifiques.
Les conclusions du RETEX doivent être largement partagées au sein des fonctions dirigeantes, pour permettre à chacun d’avoir une vision globale des améliorations à poursuivre et de pouvoir être force de proposition quant à des solutions pérennes. Si chaque entreprise doit en tirer des solutions propres à son organisation, le partage d’expérience avec d’autres entreprises du même secteur ou disposant d’une organisation similaire peut permettre de mettre en exergue des problématiques qui auraient pu également se poser.
Le cabinet IREMOS vous propose un questionnaire vous permettant d’effectuer vous-même gratuitement votre RETEX « sécurité des déplacements ». Celui-ci ne vous prendra que quelques minutes et vous permettra d’obtenir une évaluation de vos difficultés.
Pour aller plus loin et comprendre les causes organisationnelles ou processuelles liées à ces difficultés, il est possible de procéder à un diagnostic, qui évaluera les différents dispositifs de votre entreprise en termes de sécurité des déplacements et proposera un plan d’action priorisé.
